Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind nach § 14 UStG als E-Rechnung zugelassen. Die Unterschiede sind technisch und anwendungsorientiert. Für Steuerkanzleien mit SME-Mandanten ist die richtige Formatwahl entscheidend – sowohl für die Compliance als auch für die Effizienz der Verarbeitung.
XRechnung: Der Standard für maschinenlesbare Rechnungen
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbare Darstellung. Es wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben, aktuelle Version 3.0.2 (Stand 2025).
Technische Details
- Zwei Profile: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII
- Pflichtformat im B2G-Bereich (Bund seit 27.11.2020, E-Rechnungs-Verordnung)
- Reines Maschine-zu-Maschine-Format
- Benötigt einen Viewer für die menschliche Darstellung
Wann XRechnung die richtige Wahl ist
XRechnung eignet sich besonders für:
- Lieferanten der öffentlichen Hand (B2G-Pflicht)
- ERP-getriebene Massenverarbeitung
- Vollautomatische Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Sichtprüfung
- Mandanten mit hohem EDI-Aufkommen
ZUGFeRD: Der pragmatische Allrounder
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Aktuelle Version 2.3.2 (veröffentlicht 15.11.2024).
Die fünf ZUGFeRD-Profile
| Profil | EN-16931-konform | § 14 UStG |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Nein |
| BASIC WL | Nein | Nein |
| BASIC | Ja | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Ja |
| EXTENDED | Ja | Ja |
| XRECHNUNG | Ja | Ja |
Wichtig: Nur BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen des § 14 UStG. MINIMUM und BASIC WL reichen für die E-Rechnungspflicht nicht aus.
Wann ZUGFeRD die richtige Wahl ist
ZUGFeRD ist der pragmatische Allrounder für den Mittelstand:
- Das PDF bleibt für Mitarbeitende lesbar
- Das eingebettete XML ist für Buchhaltungssoftware auswertbar
- Ideal für Unternehmen im Übergang von Papier zu digital
- Geringere Hemmschwelle bei weniger digital-affinen Mandanten
Formatvergleich im Überblick
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF/A-3 mit XML |
| Menschenlesbar | Nein (Viewer nötig) | Ja (PDF) |
| Verpflichtend bei B2G | Ja | Nein |
| EN-16931-konform | Ja | Ab Profil BASIC |
| Empfohlen für | B2G, Maschine-zu-Maschine | B2B mit Mischsystem |
| Datei-Endung | .xml | |
| Validierungsaufwand | Gering (Schema-Check) | Mittel (PDF + XML prüfen) |
| Akzeptanz bei Mandanten | Technisch anspruchsvoll | Intuitiv (sieht aus wie PDF) |
Entscheidungshilfe für Ihre Kanzlei
Szenario 1: Mandant liefert an die öffentliche Hand
→ XRechnung ist Pflicht. Die Leitweg-ID muss in der Rechnung enthalten sein.
Szenario 2: Mandant ist KMU mit wenig digitalem Know-how
→ ZUGFeRD (Profil EN 16931) ist ideal. Der Mandant sieht weiterhin ein PDF, die Kanzlei erhält strukturierte Daten.
Szenario 3: Mandant hat ERP-System mit hohem Belegvolumen
→ XRechnung für maximale Automatisierung. Kein visuelles PDF nötig, reine Datenverarbeitung.
Szenario 4: Mandant möchte beide Welten
→ ZUGFeRD mit XRECHNUNG-Profil vereint die XRechnung-Konformität mit der PDF-Darstellung.
Praxistipp: Empfang ist wichtiger als Versand
Da die Empfangspflicht seit 01.01.2025 gilt, sollte jede Kanzlei beide Formate empfangen und verarbeiten können. Die Wahl des Versandformats kann mandantenindividuell getroffen werden – der Empfang muss universell funktionieren.
Häufige Fehler bei der Formatwahl
- ZUGFeRD MINIMUM für ausreichend halten – Dieses Profil erfüllt § 14 UStG nicht
- Nur das PDF archivieren – Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil das aufbewahrungspflichtige Original
- XRechnung ohne Viewer einsetzen – Mandanten können die Rechnung nicht lesen, was zu Rückfragen führt
- Profile nicht prüfen – Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist automatisch eine E-Rechnung im Rechtssinne
Weiterführende Artikel
- E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen und Kanzleien jetzt tun müssen
- GoBD 2025: Die zweite Änderung und was sie für die Praxis bedeutet
- E-Rechnung empfangen: So richten Sie den Eingang korrekt ein
Fazit
Die Formatfrage ist kein Entweder-oder. Moderne Buchhaltungslösungen müssen beide Formate beherrschen. XRechnung ist der Standard für maximale Automatisierung und B2G-Pflicht, ZUGFeRD der pragmatische Allrounder für den Mittelstand. Entscheidend ist, dass Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten empfangsfähig sind – unabhängig vom Format.
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Quellen: KoSIT XRechnung 3.0.2; FeRD ZUGFeRD 2.3.2 (15.11.2024); EN 16931; BMF 15.10.2024.