Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende Annahme strukturierter elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) mit Änderungen insbesondere in § 14 UStG und § 27 UStG (Übergangsregelungen). Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007) konkretisiert die praktische Umsetzung.

Was gilt ab wann?

Ab 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmer. Eine E-Mail-Adresse für den Empfang reicht aus.
Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDFs dürfen weiterhin ausgestellt werden (Zustimmung des Empfängers erforderlich).
Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €.
Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze.

Zulässige Formate

Zulässig sind ausschließlich strukturierte Formate nach EU-Norm EN 16931:

XRechnung (reines XML)
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML)

Nicht zulässig sind reine PDFs, Word-Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen – sie gelten als „sonstige Rechnungen".

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
Fahrausweise
Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG
B2C-Umsätze

Sanktionen bei Nichtbeachtung

Wer als Empfänger keine E-Rechnung annehmen kann, verliert den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) – der größte wirtschaftliche Hebel. Ab 2027/2028 drohen zusätzlich Bußgelder nach § 26a UStG bis 5.000 €.

Der Verlust des Vorsteuerabzugs ist das wirtschaftlich gravierendste Risiko. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 500.000 € jährlichem Einkaufsvolumen bedeutet das bis zu 95.000 € entgangene Vorsteuer – ein Betrag, der existenzbedrohend sein kann.

Technische Umsetzung: So bereiten Sie Ihre Kanzlei vor

Schritt 1: Empfangsinfrastruktur einrichten

Der Eingang benötigt ein zentrales Postfach (z. B. rechnungen@firma.de), das separat vom persönlichen E-Mail-Verkehr betrieben wird. Dieses Postfach wird zum digitalen Briefkasten für alle eingehenden E-Rechnungen.

Schritt 2: Validierung implementieren

Jede eingehende E-Rechnung muss technisch validiert werden:

Format-Check: Handelt es sich um eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei?
Schema-Validierung: Entspricht die Datei der EN-16931-Norm?
Pflichtfeld-Prüfung: Sind alle Angaben nach § 14 UStG vorhanden?

Hierfür stehen Tools wie der XRechnung-Viewer der KoSIT oder spezialisierte ZUGFeRD-Parser zur Verfügung.

Schritt 3: GoBD-konforme Archivierung

Das XML-Original muss unveränderbar archiviert werden – ein Write-Once-Speicher mit vollständigen Metadaten (Eingangsdatum, Absender, Belegnummer) ist Pflicht. Reine PDF-Renderings des XML ersetzen nicht das aufzubewahrende Original.

Schritt 4: Integration in den Buchhaltungsworkflow

Die validierten E-Rechnungsdaten müssen nahtlos in die Buchhaltung übernommen werden. Bei DATEV-basierten Kanzleien geschieht dies über den Belegbilderservice oder den Rechnungsdatenservice.

Was bedeutet das für Ihre Mandanten?

Viele Mandanten sind sich der Tragweite noch nicht bewusst. Als Kanzlei sollten Sie:

Mandanten proaktiv informieren – über die Empfangspflicht seit 01.01.2025
Technische Mindestanforderungen klären – eine E-Mail-Adresse für den Empfang reicht zunächst
Auf die Ausstellungspflicht vorbereiten – ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen im E-Format erstellt werden
Archivierungsprozesse prüfen – das XML-Original ist aufbewahrungspflichtig, nicht das PDF

Handlungsempfehlung für Steuerkanzleien

Die E-Rechnungspflicht betrifft jeden Ihrer Mandanten. Wer frühzeitig handelt, vermeidet den Druck der letzten Frist. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Mandanten sind bereits E-Rechnungs-fähig? Welche benötigen Unterstützung?

Ein strukturiertes Onboarding – vom zentralen Rechnungseingang über die Validierung bis zur GoBD-konformen Archivierung – schützt Ihre Mandanten vor Vorsteuerverlusten und positioniert Ihre Kanzlei als digitaler Partner.

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Fazit

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist kein fernes Zukunftsthema – sie ist Realität. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht folgt in Kürze. Kanzleien, die jetzt ihre Prozesse und die ihrer Mandanten digitalisieren, sichern Vorsteueransprüche und schaffen die Grundlage für eine effiziente, zukunftsfähige Buchhaltung.

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Quellen: Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108); BMF-Schreiben 15.10.2024; § 14, § 27, § 33 UStG/UStDV; EU-Richtlinie 2014/55/EU; EN 16931.