Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) wurden mit BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (IV D 2 – S 0316/00128/005/088, BStBl 2025 I S. 1502) erneut geändert – nach der ersten Änderung vom 11.03.2024.

Für Steuerkanzleien und ihre Mandanten sind die Änderungen unmittelbar praxisrelevant: Sie betreffen die Archivierung von E-Rechnungen, den Umgang mit OCR-Ergebnissen und die Zulässigkeit von Cloud-Buchführung.

Die wichtigsten Änderungen 2025

1. E-Rechnung und Datenintegrität (Rn. 131)

Bei hybriden Formaten (ZUGFeRD) ist grundsätzlich der strukturierte XML-Teil das aufbewahrungspflichtige Original. Der PDF-Teil nur dann, wenn er steuerrelevante Zusatzinformationen enthält – beispielsweise Buchungsvermerke oder elektronische Signaturen.

Praxisfolge: Reine PDF-Viewer-Darstellungen von E-Rechnungen ersetzen nicht die Archivierung des XML-Originals. Kanzleien müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösung den XML-Teil separat und unveränderbar speichert.

2. OCR-Ergebnisse (Rn. 130)

Extrahierte und verifizierte OCR-Daten sind gemeinsam mit dem Belegbild aufzubewahren. Das bedeutet: Wenn ein KI-System Belege erfasst und strukturierte Daten extrahiert, müssen diese Ergebnisse zusammen mit dem Originalbild revisionssicher archiviert werden.

Praxisfolge: Jede KI-Belegerfassungslösung muss einen vollständigen Audit-Trail bereitstellen – vom Originalbild über die extrahierten Daten bis zur finalen Buchung.

3. Verfahrensdokumentation (Rn. 151–155)

Die Pflicht zur Versionierung und Nachverfolgung aller Prozessänderungen wurde verschärft. Jede Änderung am Buchführungsprozess – sei es ein Software-Update, ein neuer KI-Algorithmus oder eine geänderte Freigaberegel – muss dokumentiert werden.

Praxisfolge: Kanzleien benötigen ein Change-Management für ihre digitalen Prozesse. Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess.

4. Cloud-Buchführung

Klarstellung zu § 146 Abs. 2a AO: Die Auslagerung der Buchführung an Cloud-Dienstleister ist zulässig. Sie erfordert aber einen dokumentierten Datenzugriff in drei Stufen:

Z1: Unmittelbarer Zugriff (Lesezugriff auf Daten)
Z2: Mittelbarer Zugriff (Auswertungen auf Anforderung)
Z3: Datenträgerüberlassung

Praxisfolge: Cloud-basierte Buchhaltungslösungen sind ausdrücklich erlaubt, solange der Zugriff gesichert und dokumentiert ist.

5. Verkürzte Aufbewahrungsfristen durch BEG IV

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV vom 29.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) wurden Buchungsbelege ab 01.01.2025 auf 8 Jahre verkürzt:

Dokumentart	Frist	Rechtsgrundlage
Buchungsbelege	8 Jahre (vorher 10)	§ 147 Abs. 3 AO
Handelsbücher, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 257 Abs. 4 HGB
Rechnungen (umsatzsteuerlich)	8 Jahre	§ 14b UStG
Handelsbriefe	6 Jahre	§ 257 Abs. 4 HGB

Zentrale GoBD-Prinzipien – weiterhin unverändert

Die sechs Grundprinzipien bleiben das Fundament jeder ordnungsmäßigen Buchführung:

Nachvollziehbarkeit – Jede Buchung muss zum Beleg zurückverfolgbar sein
Vollständigkeit – Keine Geschäftsvorfälle dürfen fehlen
Richtigkeit – Buchungen müssen den tatsächlichen Sachverhalt abbilden
Zeitgerechtheit – Zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle
Ordnung – Systematische und übersichtliche Aufbewahrung
Unveränderbarkeit (Rn. 107 ff.) – Einmal gebuchte Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden

Auswirkungen auf den Kanzleialltag

KI-Belegerfassung und Unveränderbarkeit

Jede KI-Belegerfassung muss die Unveränderbarkeit des XML-Originals sicherstellen. Das bedeutet:

Das Original wird in einem Write-Once-Speicher abgelegt
Jede Verarbeitung (OCR, Extraktion, Kontierung) wird protokolliert
Änderungen an extrahierten Daten sind als Korrekturen nachvollziehbar
Die Prüfspur vom Beleg zur Buchung bleibt lückenlos

Was nicht mehr geht

Excel-Kassenbücher – Veränderbare Tabellenkalkulationen erfüllen die Unveränderbarkeitsanforderung nicht
Veränderbare PDFs – PDF-Dateien ohne Schreibschutz sind kein revisionssicheres Archiv
Archivierung ohne Verfahrensdokumentation – Die bloße Ablage von Dateien auf einem Laufwerk genügt nicht

Belegverlinkung als Pflichtstandard

Die verschärften Anforderungen an Nachvollziehbarkeit machen eine durchgehende Belegverlinkung – vom digitalen Eingang über die Erfassung bis zur Buchung in DATEV – zum De-facto-Standard.

Checkliste: GoBD-Konformität 2025

XML-Originale von E-Rechnungen werden separat und unveränderbar archiviert
OCR-Ergebnisse werden gemeinsam mit dem Belegbild aufbewahrt
Verfahrensdokumentation ist aktuell und versioniert
Cloud-Dienstleister haben dokumentierten Z1/Z2/Z3-Zugriff
Aufbewahrungsfristen sind auf 8 Jahre aktualisiert (Buchungsbelege)
Unveränderbarkeit ist technisch sichergestellt (Write-Once-Speicher)
Audit-Trail vom Beleg zur Buchung ist lückenlos
Change-Management für Prozessänderungen ist etabliert

Weiterführende Artikel

Fazit

Die GoBD 2025 bringen keine Revolution, aber wichtige Präzisierungen. Für Kanzleien, die bereits digital arbeiten, bestätigen sie den eingeschlagenen Weg. Für alle anderen erhöht sich der Handlungsdruck: Wer mit KI-Belegerfassung, Cloud-Buchführung und E-Rechnungen arbeitet, braucht eine durchgängige Compliance-Lösung – vom Eingang bis zum Archiv.

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Quellen: BMF-Schreiben 14.07.2025; 28.11.2019 (Stammfassung); BEG IV; §§ 146, 147 AO; §§ 238, 257 HGB; § 14b UStG.