Die Digitalisierung von Papierrechnungen ist für viele Kanzleien der erste Schritt in die digitale Buchhaltung. Doch dabei gibt es zahlreiche rechtliche und technische Anforderungen zu beachten – vom ersetzenden Scannen über die richtige Auflösung bis zur Aufbewahrungsfrist.
Rechtlicher Rahmen
Die relevanten Rechtsgrundlagen:
- § 147 AO: Aufbewahrungspflichten
- § 257 HGB: Aufbewahrung von Handelsbriefen und Buchungsbelegen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- GoBD 28.11.2019 i.d.F. 14.07.2025: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- BStBK/DStV Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen v2.0
Ersetzendes Scannen nach GoBD
Das ersetzende Scannen (GoBD Rn. 136 ff.) erlaubt es, Papierbelege nach dem Scannen zu vernichten – unter drei Voraussetzungen:
1. Organisatorische Anweisung
Eine schriftliche Arbeitsanweisung definiert:
- Wer scannt (Zuständigkeit)
- Wann gescannt wird (Zeitpunkt nach Eingang)
- Wie gescannt wird (Parameter, Qualitätskontrolle)
- Was mit dem Original geschieht
2. Verfahrensdokumentation
Die umfassendste Anforderung. Die Verfahrensdokumentation muss 14 Abschnitte umfassen:
- Allgemeine Beschreibung des Verfahrens
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
- Scan-Parameter (Auflösung, Farbe, Format)
- Qualitätskontrolle (Sichtkontrolle nach Scan)
- Unveränderbarkeit des Scan-Ergebnisses
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Datensicherung und Backup
- Berechtigungskonzept
- Schulung der Mitarbeitenden
- Regelung zur Vernichtung der Originale
- Change-Management bei Prozessänderungen
- Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation selbst
3. Internes Kontrollsystem (IKS)
Stichprobenhafte Qualitätsprüfung: Ist das Scan-Ergebnis lesbar, vollständig und dem Original treu?
Technische Standards
Auflösung
- Minimum: 200 dpi
- Standard: 300 dpi (empfohlen)
- Farbbelege: Farbscan bei beweiserheblichen Farbelementen (z. B. Stempelfarben, farbige Markierungen)
Dateiformat
- PDF/A-1: Basisformat, ausreichend für einfache Belege
- PDF/A-2: Erweiterte Features (Transparenz, JPEG2000)
- PDF/A-3: Für ZUGFeRD (Anhänge einbetten)
- TIFF: Alternative, selten genutzt
OCR-Ergebnisse
Gemäß GoBD 2025 (Rn. 130) müssen extrahierte und verifizierte OCR-Daten gemeinsam mit dem Belegbild aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen ab 1.1.2025 (BEG IV)
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Fristen angepasst:
| Dokumentart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre (vorher 10) | § 147 Abs. 3 AO |
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Rechnungen (umsatzsteuerlich) | 8 Jahre | § 14b UStG |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
Originale, die weiter aufbewahrt werden müssen
Trotz ersetzendem Scannen dürfen folgende Originale nicht vernichtet werden:
- Zolldokumente
- Notarielle Urkunden
- Wertpapiere
- Handschriftlich unterschriebene Verträge
- Belege mit farblichen Vermerken, die nicht vollständig digital übernehmbar sind
- Eröffnungsbilanzen mit Original-Unterschrift
Praxis-Workflow: Vom Papier zur Buchung
1. Posteingang → Sichtprüfung
2. Scan (300 dpi, Farbe wenn nötig, PDF/A)
3. OCR-Erkennung → Indexierung
4. Qualitätskontrolle (Sichtkontrolle)
5. Freigabe durch befugte Person
6. Archivierung im GoBD-konformen System
7. Buchung (manuell oder KI-gestützt)
8. Zwischenarchivierung der Originale (empfohlen: 6 Monate)
9. Vernichtung nach DIN 66399 (Sicherheitsstufe P-3 für Standard-Belege)
Zusammenspiel mit E-Rechnungen
Wichtig: Bei E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) ist das XML-Original aufbewahrungspflichtig. Ein reines PDF-Rendering der E-Rechnung genügt nicht. Hybride ZUGFeRD-Dateien enthalten sowohl PDF als auch XML – der XML-Teil ist das aufbewahrungspflichtige Original (GoBD Rn. 131).
Häufige Prüfungs-Fallstricke
| Fallstrick | Risiko |
|---|---|
| Fehlende Verfahrensdokumentation | Verwerfung des Scan-Verfahrens durch Prüfer |
| Falscher Farbmodus (SW statt Farbe) | Beweiserhebliche Informationen gehen verloren |
| E-Rechnung nur als PDF archiviert | Verstoß gegen GoBD Rn. 131 |
| Zu frühe Vernichtung der Originale | Vor Ablauf der empfohlenen Wartefrist |
| Unklare Zuständigkeiten | Wer hat gescannt? Wann? Wer hat freigegeben? |
| Kein Change-Management | Prozessänderungen nicht dokumentiert |
Tools für die digitale Belegarchivierung
| Tool | Typ | GoBD-konform |
|---|---|---|
| DATEV Scan-Module | Kanzlei-Standard | Ja |
| KlaroFlow | KI-Vorsystem + Archiv | Ja |
| ELO/d.velop DMS | Enterprise DMS | Ja |
| Eigenentwicklung | Individuell | Prüfung erforderlich |
Weiterführende Artikel
- GoBD 2025: Die zweite Änderung und was sie für die Praxis bedeutet
- E-Rechnung empfangen: So richten Sie den Eingang korrekt ein
- Kassenbericht erstellen: Software und Tipps für die digitale Kassenbuchführung
- Mandantenbuchhaltung digitalisieren: Der Leitfaden für Kanzleien 2026
Fazit
Rechnungen digitalisieren ist mehr als Scannen. Es erfordert eine Verfahrensdokumentation, technische Standards und ein internes Kontrollsystem. Wer diese Grundlagen richtig legt, schafft die Basis für eine effiziente, prüfungssichere digitale Buchhaltung – und kann Papierbelege rechtssicher vernichten.
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Quellen: BMF 14.07.2025; BEG IV 29.10.2024; BStBK/DStV Muster-VD v2.0; BSI TR-03138 (RESISCAN).