Bargeldintensive Branchen – Gastronomie, Einzelhandel, Friseure, Bäckereien – stehen unter besonderer Aufmerksamkeit der Finanzverwaltung. Der Kassenbericht ist dabei das zentrale Dokumentationsinstrument für die offene Ladenkasse.
Rechtlicher Rahmen
- § 146 AO: Ordnungsmäßige Aufzeichnung, tägliche Pflicht
- § 238 HGB: Kaufmännische Buchführungspflicht
- GoBD 14.07.2025: Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation
Kassenbuch vs. Kassenbericht
| Kriterium | Kassenbuch (progressiv) | Kassenbericht (retrograd) |
|---|---|---|
| Methode | Chronologische Aufzeichnung | Rückwärts-Ermittlung |
| Ausgangspunkt | Erste Buchung des Tages | Ausgezählter Endbestand |
| Pflicht bei | Elektronischer Kasse | Offener Ladenkasse |
| Aufbau | Einzelbuchungen | Tageslosung-Berechnung |
Retrograde Formel
Kassenendbestand (ausgezählt)
− Kassenanfangsbestand
− Bareinlagen
+ Barausgaben
+ Privatentnahmen
= Tageslosung
Formanforderungen
Tägliche Erstellung
Jeder Geschäftstag erfordert einen eigenen Kassenbericht. Nachträgliche Erstellung ist nicht zulässig.
Tatsächliches Auszählen
Der BFH hat mit Beschluss vom 16.12.2016 (X B 41/16) klargestellt: Das tatsächliche Auszählen der Kasse ist Pflicht. Geschätzte Endbestände sind nicht ordnungsmäßig.
Fortlaufende Nummerierung
Jeder Kassenbericht erhält eine fortlaufende Nummer. Lücken in der Nummerierung sind ein Beanstandungsgrund.
Keine Minusbestände
Ein negativer Kassenbestand ist physisch unmöglich und ein sicherer Hinweis auf fehlerhafte Aufzeichnungen.
Eigenbelege
Für Barentnahmen und -einlagen ohne externen Beleg müssen Eigenbelege erstellt werden.
Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO)
Excel-Kassenbücher sind nicht zulässig. Veränderbare Tabellenkalkulationen erfüllen die Unveränderbarkeitsanforderung der GoBD nicht.
Zählprotokoll
Ein Zählprotokoll (Münzen × Stückzahl + Scheine × Stückzahl = Endbestand) ist:
- Nicht zwingend vorgeschrieben (BFH 16.12.2016 relativiert BFH 16.12.2014, X R 47/13)
- Aber dringend empfohlen – es dokumentiert das tatsächliche Auszählen und erhöht die Glaubwürdigkeit bei einer Kassennachschau
TSE-Pflicht: § 146a AO + KassenSichV
Elektronische Kassen
Seit 1.1.2020 gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme:
- TSE-Pflicht: Technische Sicherheitseinrichtung (zertifiziert durch BSI)
- Belegausgabepflicht: Jeder Geschäftsvorfall erhält einen Beleg
- Mitteilungspflicht (§ 146a Abs. 4 AO): Kassen beim Finanzamt melden (Übergangsregelung endete 1.7.2025)
- Kassennachschau (§ 146b AO): Unangekündigte Prüfung möglich
DSFinV-K
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (Version 2.4 gültig) definiert das Datenformat für die Kassennachschau. BMF-Schreiben 12.01.2024 lässt Version 2.3 weiter zu.
Offene Ladenkasse vs. elektronische Kasse
| Kriterium | Offene Ladenkasse | Elektronische Kasse |
|---|---|---|
| TSE-Pflicht | Nein | Ja |
| Kassenbericht | Pflicht (retrograd) | Über Z-Bon |
| Tägliches Zählen | Pflicht | Automatisch |
| Einzelaufzeichnung | Nein (Tageslosung) | Ja (jede Transaktion) |
| Belegausgabe | Nein | Pflicht |
| DSFinV-K | Nicht anwendbar | Pflicht |
| Prüfungsrisiko | Hoch | Geringer |
Kassenbericht-Muster
| Nr. | Position | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Kassenendbestand (ausgezählt) | 1.250,00 € |
| 2 | − Kassenanfangsbestand | − 500,00 € |
| 3 | = Zwischensumme | 750,00 € |
| 4 | − Bareinlagen | − 200,00 € |
| 5 | + Barausgaben (mit Belegen) | + 150,00 € |
| 6 | + Privatentnahmen | + 100,00 € |
| 7 | + Bankeinzahlung | + 300,00 € |
| 8 | = Tageslosung | 1.100,00 € |
| 9 | Datum, Unterschrift | 15.04.2026 |
Software für die Kassenbuchführung
| Software | Typ | TSE | GoBD-konform | Preis ab |
|---|---|---|---|---|
| DATEV Kassenbuch online | Kanzlei | – | Ja | In DATEV enthalten |
| DATEV Kassenbuch Pro | Kanzlei | – | Ja | In DATEV enthalten |
| Lexware Kassenbuch | SME | – | Ja | Auf Anfrage |
| Tillhub | Kassen-POS | Ja | Ja | Ab 29 €/Monat |
| ready2order | Kassen-POS | Ja | Ja | Ab 29 €/Monat |
| orderbird | Gastro-POS | Ja | Ja | Ab 39 €/Monat |
| Lightspeed | Retail-POS | Ja | Ja | Auf Anfrage |
| SumUp | Mobile POS | Ja | Ja | Ab 0 €/Monat + Hardware |
10 Praxis-Tipps für die Kassenbuchführung
- Kassensturzfähigkeit sicherstellen – jederzeit muss der Sollbestand dem Istbestand entsprechen
- Tatsächlich zählen – keine geschätzten Endbestände
- Fortlaufend nummerieren – keine Lücken
- Verfahrensdokumentation erstellen – insbesondere für das Kassenzählverfahren
- Kasse von Karte trennen – Kartenzahlungen gehören nicht in den Kassenbericht
- Eigenbelege erstellen – für jede Entnahme und Einlage
- TSE-Ausfall dokumentieren – sofort und mit Zeitstempel
- Keine Excel-Kassenbücher – ordnungswidrig nach GoBD
- Z-Bons aufbewahren – sie sind Grundaufzeichnungen
- Kassennachschau vorbereiten – DSFinV-K-Daten exportbereit halten
Weiterführende Artikel
- GoBD 2025: Die zweite Änderung und was sie für die Praxis bedeutet
- Rechnungen digitalisieren: GoBD-konform scannen & archivieren
- Mandantenbuchhaltung digitalisieren: Der Leitfaden für Kanzleien 2026
Fazit
Der Kassenbericht ist bei offener Ladenkasse Pflicht – und bei der Kassennachschau das erste Dokument, das der Prüfer sehen will. Wer täglich auszählt, sauber dokumentiert und auf eine GoBD-konforme Software setzt, ist auf der sicheren Seite.
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Quellen: §§ 146, 146a, 146b AO; KassenSichV; AEAO zu § 146/146a; BFH X B 41/16; BFH X R 47/13; BMF DSFinV-K 12.01.2024; BMF 14.07.2025 GoBD.